Jak dbać o dokumentację firmową?
Jedną z najwygodniejszych metod archiwizacji firmowych danych jest elektroniczny system przechowywania dokumentacji. Elektroniczny obieg dokumentów w dzisiejszych czasach to nie tylko rozwiązanie bezpieczne, ale i znacznie przyspieszające pracę oraz obieg dokumentów w firmie. Jak dbać o dokumentację firmową? Czy warto postawić na digitalizację? Zapraszamy do lektury!
Dlaczego archiwizacja dokumentacji jest ważna? Jak dbać o dokumentację firmową? Które dane należy przechowywać?
Dokumentacja firmowa to wszelka korespondencja prowadzona zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy firmą i kontrahentami oraz klientami. Aby zachować sprawny przebieg papierów finansowych, należy regularnie archiwizować dokumenty związane z działalnością przedsiębiorstwa oraz pamiętać o tym, by ważne dane były zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych. Dane księgowe, które powinno się przechowywać w firmie to:
- księgi podatkowe
- ewidencje
- rejestry VAT sprzedaży i zakupów
- dowody księgowe
- dokumenty inwentaryzacyjne
- sprawozdania finansowe
Jak dbać o dokumentację firmową w wersji papierowej?
Papierowa dokumentacja powinna być należycie zabezpieczona. Akta, sprawozdania i umowy należy przechowywać w szafach pancernych lub w pomieszczeniach, do których dostęp dla nieupoważnionych osób jest ograniczony. Archiwum powinno być dodatkowo chronione systemem alarmowym.
Jak dbać o dokumentację firmową w formie cyfrowej?
Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to rozwiązanie, które znacznie przyspiesza pracę oraz obieg dokumentów. Warto regularnie sporządzać kopie elektroniczne danych oraz przechowywać je w hasłowanych internetowych magazynach, tzw. chmurach.
Czy to bezpieczne rozwiązanie? Zanim nasze dane trafią ostatecznie na serwer, przechodzą przez szereg procedur związanych z ich zabezpieczeniem, co czyni je anonimowymi dla pracowników – usługodawców chmury, a także niewidocznymi dla nieautoryzowanych użytkowników. Firmy oferujące usługę magazynowania danych w chmurze kładą najwyższy nacisk na cyberbezpieczeństwo. Dane są szyfrowane, a dostawcy chmur publicznych inwestują ogromne środki w najnowsze technologie zabezpieczeń. W skrajnych przypadkach (awaria serwera, niedbalstwo ze strony osoby udostępniającej pliki), dane, które zamieściliśmy w internetowej chmurze, mogą zostać skasowane, ale awarie danych w chmurze będące winą usługodawcy zdarzają się bardzo rzadko!
Niniejszy poradnik pod tytułem "Jak dbać o dokumentację firmową?" nie stanowi doradztwa, ani nie jest materiałem edukacyjnym, a jedynie przedstawia wyłącznie opinię jego autora. Oznacza to, że wszystkie informacje, które u nas znajdziesz na temat "Jak dbać o dokumentację firmową?" należy traktować jako forma rozrywkowa, a każdą decyzję podejmować wyłącznie samodzielnie w oparciu o własne doświadczenie oraz rozsądek. Nie tylko nie zachęcamy, ale wręcz odradzamy wykorzystywanie znalezionych tutaj informacji w każdym celu i w każdej sferze życia prywatnego oraz zawodowego.