Jak dbać o dokumentację firmową?

Jedną z najwygodniejszych metod archiwizacji firmowych danych jest elektroniczny system przechowywania dokumentacji. Elektroniczny obieg dokumentów w dzisiejszych czasach to nie tylko rozwiązanie bezpieczne, ale i znacznie przyspieszające pracę oraz obieg dokumentów w firmie. Jak dbać o dokumentację firmową? Czy warto postawić na digitalizację? Zapraszamy do lektury!

Dlaczego archiwizacja dokumentacji jest ważna? Jak dbać o dokumentację firmową? Które dane należy przechowywać?

Dokumentacja firmowa to wszelka korespondencja prowadzona zarówno wewnątrz firmy, jak i pomiędzy firmą i kontrahentami oraz klientami. Aby zachować sprawny przebieg papierów finansowych, należy  regularnie archiwizować dokumenty związane z działalnością przedsiębiorstwa oraz pamiętać o tym, by ważne dane były zabezpieczone przed dostępem osób nieupoważnionych. Dane księgowe, które powinno się przechowywać w firmie to:

  • księgi podatkowe
  • ewidencje
  • rejestry VAT sprzedaży i zakupów
  • dowody księgowe
  • dokumenty inwentaryzacyjne
  • sprawozdania finansowe

Jak dbać o dokumentację firmową w wersji papierowej?

Papierowa dokumentacja powinna być należycie zabezpieczona. Akta, sprawozdania i umowy należy przechowywać w szafach pancernych lub w pomieszczeniach, do których dostęp dla nieupoważnionych osób jest ograniczony. Archiwum powinno być dodatkowo chronione systemem alarmowym.

Jak dbać o dokumentację firmową w formie cyfrowej?

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie to rozwiązanie, które znacznie przyspiesza pracę oraz obieg dokumentów. Warto regularnie sporządzać kopie elektroniczne danych oraz przechowywać je w hasłowanych internetowych magazynach, tzw. chmurach.

Czy to bezpieczne rozwiązanie? Zanim nasze dane trafią ostatecznie na serwer, przechodzą przez szereg procedur związanych z ich zabezpieczeniem, co czyni je  anonimowymi dla pracowników – usługodawców chmury, a także niewidocznymi dla nieautoryzowanych użytkowników. Firmy oferujące usługę magazynowania danych w chmurze kładą najwyższy nacisk na cyberbezpieczeństwo. Dane są szyfrowane, a dostawcy chmur publicznych inwestują ogromne środki w najnowsze technologie zabezpieczeń. W skrajnych przypadkach (awaria serwera, niedbalstwo ze strony osoby udostępniającej pliki), dane, które zamieściliśmy w internetowej chmurze, mogą zostać skasowane, ale awarie danych w chmurze będące winą usługodawcy zdarzają się bardzo rzadko!

WYPOWIEDZ SIĘ

Wprowadź treść komentarza.
Wprowadź swoje imię.