Przydatne porady podczas pisania e-maili

Jak zacząć?

• Pamiętaj, żeby pod żadnym pozorem nie używać sformowania „Witam”. Jest to nie poprawne, ponieważ „witać” ma w zwyczaju gospodarz np. zapraszając kogoś do mieszkania. Pisząc w ten sposób dajemy sygnał, że czujemy się lepsi od naszego odbiorcy.
• Jeśli nie wiesz do kogo piszesz użyj zwrotu „Szanowni Państwo”. Chyba, że masz pewność, że jest to kobieta lub mężczyzna, wtedy możesz zastąpić to frazą – „Szanowny Panie/Pani”. To sformułowanie jest najczęściej stosowane i najbardziej bezpieczne. Wygląda ładnie i elegancko, nie musimy się martwić, że popełnimy błąd używając go.
• Standardową formą e-maila jest „Dzień dobry” nie zależnie od pory dnia. Możesz ją śmiało wykorzystywać.
  Nie stosuj wykrzykników w powyższych zwrotach.
• Kiedy piszesz do większej grupy osób, których znasz z imienia i wasze relacje są przyjacielskie możesz napisać „Moi kochani!” czy też „Drodzy koledzy!”.

Treść

• Większość e-maili, które piszemy mają formę oficjalną. Do pracodawcy, do jakiegoś rodzaju organizacji, a może do właściciela mieszkania – częściej mamy styczność z poważnymi sytuacjami, które wymagają takiego typu wypowiedzi. Dlatego w takim wypadku nie używaj emotikon, a słowa dobieraj rozsądnie. Nie używaj zdrobnień, ani zwrotów emocjonalnych.
• Kiedy przeprowadzamy z kimś wymianę e-mailową, nie musimy za każdym razem na początku wiadomości dodawać zwrotu grzecznościowego. Odpowiadamy samym tekstem w treści dodając krótkie zakończenie.
• Zawsze pamiętaj o temacie! Może dojść do takiej sytuacji, w której twój tekst nie zostanie przeczytany przez brak nagłówku. W natłoku e-maili, często z trudnością odnajdujemy wszelkie komunikaty. Zadbaj o zwięzły, krótki tytuł, tak aby odbiorca od razu wiedział z czym piszesz.

Jak zakończyć? 

• Tak jak w przypadku powitania, wszystko zależy od okoliczności oraz tego kim jest dla nas adresat.
  Najpewniej będzie zakończyć naszą wypowiedź zwrotem „Z poważaniem” bądź „Z wyrazami szacunku”.
• Jeżeli temat rozmowy był luźniejszy, lub jeżeli mamy bliższą relacje z odbiorcą możemy użyć sformułowania „Z pozdrowieniami”. Przed podpisem nie musisz wstawiać przecinka, wystarczy, że w następnej linijce wpiszesz imię, nazwisko i gotowe.